controles internos para reduzir fraudesAdotar controles internos para reduzir fraudes é uma das alternativas mais comuns e eficientes para as empresas.

Seja qual for a demanda ou porte do escritório, os riscos contábeis são diversos, incluindo situações de fraude, que levam a problemas com os órgãos de fiscalização.

No entanto, existem medidas recomendáveis para amenizar essas ocorrências, como a adoção de um controle interno eficiente.

Confira como os controles internos para reduzir fraudes podem funcionar, e dicas para construir um sistema assertivo para diminuir os riscos na sua contabilidade.

O que se qualifica como fraudes?

Antes de implementar controles internos para reduzir fraudes fiscais, é importante entender como elas se definem juridicamente.

De acordo com as Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis (NBCT), propostas pelo Conselho Federal de Contabilidade, o termo fraude refere-se a:

Um ato intencional de omissão ou manipulação de transações, incluindo adulteração de documentos, registros ou demonstrações contábeis”.

Enquanto isso, um erro contábil se caracteriza como um ato de desrespeito não-intencional, o que resulta em incorreções e possíveis divergências contáveis.

Nesse caso, existe a possibilidade de fraudes intencionais ou acidentes, mas que oferecem o mesmo risco para a contabilidade de uma empresa.

Alguns exemplos incluem desfalques financeiros, manipulação das demonstrações contábeis e sonegação de impostos, por exemplo.

Assim, é tarefa da administração geral e financeira detectar essas inconsistências, mas isso só é possível com medidas como controles internos para reduzir fraudes.

Por que controles internos para reduzir fraudes funcionam?

A princípio, um sistema de controle interno se define como um processo de várias etapas, com uma estrutura organizada, que envolve atividades como:

  • Descrições;
  • Nível de autoridade dos responsáveis;
  • Fluxo de informações;
  • Pessoas envolvidas.

Além disso, um sistema de controle interno também costuma envolver sistemas de gestão e outras tecnologias que facilitam o objetivo do controle.

Dessa forma, é possível estabelecer um mecanismo eficiente, que registra todos os tipos de dados pertinentes para evitar fraudes fiscais.

Nesse caso, realizar controles internos auxilia na prevenção e detecção de erros, intencionais ou acidentais.

Quanto maior o nível de detalhamento, melhor será a organização e identificação de inconsistências, de modo que ajudará a reduzir as fraudes, protegendo a contabilidade da empresa e prevenindo contra possíveis consequências jurídicas.

Ainda, um sistema de controle interno evita esquecimentos, desorganização e perda de informações, essencial para uma boa administração contábil.

Como fazer um controle interno eficiente?

Por fim, para ter bons controles internos para reduzir fraudes, é possível seguir algumas dicas de elaboração desse mecanismo.

Claro, cada empresa possui suas próprias necessidades, mas existem recomendações que podem ajudar.

Em primeiro lugar, crie um setor específico para isso. Não apenas para monitorar os controles e documentos, mas para realizar fiscalizações e vistorias.

Isso ajudará a reduzir os erros, e otimizará as rotinas.

Além disso, é recomendável criar um sistema de verificação, como identificação por cores, por exemplo. Assim, ficará mais fácil fiscalizar e identificar inconsistências.

Finalmente, procure realizar auditorias internas periódicas, para garantir que documentos e relatórios estejam em ordem.

Quanto mais organizados, maior a importância que esses sistemas possuem contra riscos e fraudes.

Por isso, entender seu papel é o primeiro passo para reduzir possíveis incidentes com as demonstrações.

E, por fim, com essas dicas, será possível ter controles internos para reduzir fraudes com maior eficiência e praticidade.